„Helyén van minden fogaskerék.”, „Összeállt a kép.”, „Az utolsó darab is illeszkedik.”, a “Puzzle a helyére került” és még sok más kifejezést szoktunk használni bonyolultabb rendszerekre, ha egésszé áll össze. De mitől és hogyan lesz egész egy rendszer?
A téma bonyolult, ezért kicsit hosszabb, kifejtősebb lesz az eddigiekhez képest. A hangvétele is közvetlenebb lesz és egyes szám első személyben beszélek róla én, Szabó Péter, mint az egyik AktaQkac. Egy, a valós élet által produkált eseten keresztül ismertetném meg szolgáltatásunk lényegét.
Adott High-Tech Kütyübütyü Értékesítő Kft., aki szeretné webáruházának bevételét növelni.
- Használ egy több ezer terméket értékesítő komoly webáruházat (több százezer forintért vette).
- Használ egy komoly aktuális ügyviteli szoftvert (több százezer forintért vette).
- Használ egy komoly korábbi ügyviteli szoftvert (több százezer forintért vette).
- A munkára felvesz egy jól képzett szakembert (havonta több százezer forintért) és várja tőle az eredményt.
Vár…, vár… és csak vár…, de nem jön. A felvett ember éjjel-nappal dolgozik és nincs jelentős változás. Miért?
Nincs tökéletes szoftver!
Ebben az esetben nincs három tökéletes szoftver, mindhárom szoftvernek meg van a maga hiányossága. Egyik programot sem a mi cégünkre szabták, mindegyik programcsomag „konfekció” termék és bármennyire is paraméterezhető, testre szabható, nem minden van a mi igényeink szerinti. Sok apró kényelmetlenség együttesen már komoly kellemetlenséget, használati akadozást jelent. Esetünkben konkrétan egyik szoftver sem a nekünk megfelelő fájlformátumba menti ki a listáinkat. Ezen listák a mindennapi életet ahelyett, hogy megkönnyítenék, nehezebbé teszik a rendelést, a készletkezelést, leltározást stb.
Nincs tökéletes rendszer!
Több ezer terméknél nem lehet párhuzamosan még két programban sem ugyanazon adatokat kezelni, ezeket meghatározott elvek és mozgási irányok szerint át kell, hogy adják egymásnak a programok. Az aktuális ügyviteli rendszer és web-áruház több témában sem kompatibilis egymással, sőt… Teljes káosz uralkodik a partnerek nyilvántartásban. Így például nagyon nehéz körlevelet (e-mailt) küldeni, ami egy hatékony reklám eszköz lehet(ne).
Nincs tökéles alkotó! – itt most nem a Teremtőről beszélünk.
Ezen hibákat még rendre tetézi az adott céges rendszer létrehozó(i)nak alkotói hiányosságai is. Esetünkben rossz logikával van a partnerek nyilvántartása és a termékek egyedi azonosítása. Ugyan azon partner és ugyan azon termék akár többször is szerepel a nyilvántartásunkban. Ezek a legelemibb hibák, a következményeiről nem is szeretnék beszélni.
Nincs tökéletes idő!
Egy cég állandóan változik, jó esetben növekszik, ami ma jó, holnap már nem biztos, hogy jó lesz. Amit ma gondosan elterveztünk, holnap a környezetünk, a piac felrúgja. Ezek külső körülmények, de attól még a belső kis világunk igen is lehet stratégiailag tervezett, átgondolt. Jelen esetben van három sokszázezer forintos szoftverünk – és akkor nem beszéltünk a százmilliós árukészletről – és egyik sem azt tudja, amit szerettünk volna. Ez átgondolatlan, téves döntések következménye.
A sok hibát lehetne még felsorolni és számtalan más példát tudnék felhozni, akár beruházási területről is, de értelmetlen lenne. Azt kell látni, hogy az ilyen és ehhez hasonló hibákat trükközésekkel, ügyeskedésekkel igyekeznek megoldani az ott dolgozók. Ezek vagy bejönnek, vagy nem, de az biztos, hogy a megoldáshoz vezető út igen rögös és általában költséges. Ez olyan, mint mikor viszket a bal fülünk és a jobb kezünkkel vakarjuk meg, mert a bal kezünkben ott a forró teáscsésze, a jobb kezünkben meg „csak” a keverőkanál van.
Jó ételt, rossz alapanyagból nem lehet főzni. Rossz fogaskerekekkel sokáig nem működig egy gép sem. Ha egy cégnél, az inputok rosszak, akkor outputok is rosszak lesznek.
Igaz, hogy nincs tökéletes szoftver, rendszer, alkotó és idő, de azért törekednünk kell a tökéletességre!
Nem kell, hogy elkövessék a fentebb vázolt hibákat. Bármilyen kicsi is egy vállalkozás, akkor sem engedheti meg magának az eszetlen rendszerépítést, sőt… igazából a kicsik nem engedhetik meg maguknak a tévedést.
Már az is egy rendszer, hogy induláskor vesz egy számlázó programot, később egy készletnyilvántartó programot, majd idővel létrehoz egy web-áruházat. Nem mindegy, hogy használok egy ingyenes szoftvert, vagy ad-hoc jelleggel megveszem a piacon lévő legolcsóbbat, vagy egy komplex elképzelés elemeit vásárolom meg lépésenként.
Tudjuk, hogy a pénz nagyúr, de nem mindig és minden esetben. Nem mindig az olcsó, az olcsó és nem mindig a drága a drága!
Komoly tapasztalattal rendelkezem ezen a területen és jelentős segítséget tudok nyújtani, ahhoz, hogy egy jól működő, használható és gazdaságos rendszert építsen fel a szükséges és elégséges ráfordítással.
Ehhez le kell ülnünk és nagyon sokat kell beszélgetnünk, sokat kell kérdeznünk oda-vissza és sok-sok információt kell összeszednünk. Ez igen fáradtságos, időrabló munka. de ezt a rablást is években mérik, csak megnyert években.
Köszönöm figyelmét!
Szabó Péter
