Iratkezelés

 

Digitalizálás, archiválás

 

Beszkenneljük iratait, dokumentumait, fényképeit és azokat valamilyen adatállományként digitálisan letároljuk, archiváljuk. A letárolt állomány jellemző fájlformátuma: pdf, jpg vagy png.

A digitalizálás minősége 75/150/300 dpi felbontásban történhet. A könyvelésre szánt digitális állományok felbontása 300 dpi kell, hogy legyen.

A feldolgozott iratanyagok egyedi sorszámot kapnak. Mindegyik külön-külön beazonosítható és visszakereshető. A sorszámot az iraton rögzítjük, a sorszám a digitalizált állomány neve. Az adatállományok tárolási struktúráját Önnel közösen határozzuk meg. Ez nagyban függ az iratok időszakonkénti mennyiségétől.

A tárolás egy lehetséges logikáját egy könyvelési iratanyaggal szemléltetnénk. Célszerű lehet év/hét, hónap vagy ÁFA időszak/napló száma/sorszám logikában gondolkodni olyan cég esetében, ahol sok bizonylat keletkezik egy évben. A példa bizonylat egy 2008-as készpénzes számla:

A cég havi ÁFA bevalló, az adott bizonylat 2008 év márciusi (03 hó) készpénzes számla volt.
A könyvelési naplók számai: vevő = 1, szállító = 2, pénztár = 3, bank = 4, vegyes = 5.
A konkrét bizonylat a “Pénztár” analitika (lefűzött dosszié) 25. bizonylata.

Így a bizonylat azonosítója: 200803325 szám lesz.

A fenti logikai felépítés szerint kerül kialakításra az adattárolás struktúrája (iratmappák/könyvtárak) is.

A digitalizált állományok megőrzését végezheti Ön is, mi is. Mi az adatokat fájlszerveren tároljuk, így azokat bárhonnan elérheti, letöltheti, megnézheti, ha arra alkalmas eszközzel (telefon, táblagép, számítógép stb.) és internetkapcsolattal rendelkezik. A digitalizálás utáni adattárolásnak és online hozzáférésnek egyszeri éves díja van, ami az első évben ingyenes. A digitalizált adatok nálunk tárolása nem kötelező, azok átadása, “szállítása” valamilyen adathordozóval (CD, pen drive stb.) lehetséges.

A fájlszerver használatához regisztrálnia kell honlapunkon. A regisztrációval jogosultságot szerez adatai megtekintéséhez és letöltéséhez. A letöltések száma nem korlátozott, viszont naplózásra kerülnek.
Az adatforgalom egyirányú, fel nem tölthet adatokat és a szerveren lévő adatokat nem módosíthatja.

Egyeztetés után a szokásostól eltérő igényeket is kiszolgálunk.