Meddig kell megőrizni vállalkozásunk iratait?

Minden gazdasági társaság feladata, az iratainak megőrzése, irattározása, majd a későbbiekben a selejtezése és megsemmisítése, melyek teljesítéséhez ismerni kell, több jogszabály előírásait is.

Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) alapján (1),  az adózó akár 1 millió forintig terjedő pénzbírsággal sújtható, ha iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget.(2) Az Art. alapján, az iratokat az adózónak, az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén, a halasztott adó esedékessége, naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznie. Ebből következik, hogy az adózással kapcsolatos iratok megőrzésének általános időtartama, a bevallás benyújtásának éve, plusz öt év, tehát valójában hat év.

Az Art. a cég ellenőrizhetőségének szempontjából közelíti meg a kérdést, míg a számviteli törvény (Szvt.), cégjogi eljárás során, bizonyító okiratként kezeli az Éves beszámolót, valamint az azt alátámasztó dokumentumokat. Mivel a Szvt. hosszabb időt szab meg a dokumentumok megőrzésére, ezt kell figyelembe venni!

Az Szvt. szerint (3) a gazdálkodó, az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, feljegyzést, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, olvasható formában, legalább 10 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot – ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is – legalább 8 évig kell megőrizni. Ebből nyilvánvalóan következik, hogy – ezen okmányok megőrzéséért, a gazdálkodó szervezet a felelős, – és az alapbizonylatok archiválása is 8 éves kötelezettség.

Itt is figyelembe kell venni, hogy a megőrzési idő valójában egy évvel több. Tehát, most 2017-ben adjuk be a 2016. évi beszámolót, tehát a 2016. évi adóévnek most lesz csak vége. Éppen ezért, az iratok tárolásának időtartamához is hozzá kell adni egy évet.

Milyen előírások vonatkoznak az iratok selejtezésére és megsemmisítésére?

Az iratok selejtezésére, megsemmisítére vonatkozóan nincs előírás, jogszabály. Azonban az iratokkal való elszámolási, tárolási, nyilvántartási kötelezettség teljesülése érdekében, az iratok megsemmisítéséről jegyzőkönyvet kell felvenni. Ennek tartalmaznia kell a dokumentumok megnevezését, mennyiségét, a megsemmisítés idejét és módját. Ehhez lehet csatolni pl. egy szolgáltató által kiállított megsemmisítési igazolást, bizonylatot.

Milyen módon végezhető a megsemmisítés biztonságosan, gazdaságosan és mindemellett környezetkímélő módon?

A selejtezési eljárásért, az iratok – adatbiztonsági elvárásoknak megfelelő – megsemmisítéséért, a gazdasági társaság vezetője felelős.  A fenti eljárás lebonyolítására megbízható, egy erre szakosodott vállalkozás.

Térjünk vissza arra, hogy mit is jelent a hivatalos papírok, adatbiztonsági elvárásoknak megfelelő megsemmisítése. Bizonyára ismert az a tény, hogy az iratok nem szabályos, nem bizalmas megsemmisítése esetén szenzitív, üzleti adatok, információk kerülhetnek ki pl. a szemétbe dobott dokumentumokon, nyomtatványokon, elektronikus adathordozókon. Amennyiben, ezeket az adathordozókat, a kommunális vagy szelektív hulladékkal együtt kezelik, illetéktelen kezekbe kerülhetnek.

Ha az irodában lévő iratmegsemmisítő gépekkel gondoskodnak a bizalmas, szenzitív iratok megsemmisítéséről, az a munkatársak hasznos idejéből von el erőforrást, és ebben az esetben, az irodai papírhulladék, a kommunális hulladék-kezelés költségét növeli. A kiadás mellett pedig, további problémák kezelését is meg kell oldani, mint például a gyűjtőeszközök beszerzése, tárolás, szállítás.

Nem szabad elmennünk amellett a tény mellett sem, hogy a papír szelektív gyűjtésével valamint annak újrahasznosításával, nagy mértékben hozzájárulunk környezetünk megóvásához. Az EU-ban évente, átlagosan 170 kg papírt használunk el fejenként, ami azt jelenti, hogy egy 6 fős irodában évente, megközelítőleg 1000 kg papír keletkezik. Tudta, hogy 1 tonna papír előállításához, legalább 2 – 3,5 tonna fára van szükség?

Amennyiben Ön egy erre szakosodott vállalkozást bíz meg az iratai megsemmisítésével, a dokumentumok zúzását követően, a papír újrahasznosításáról is gondoskodik.
…

 

Hivatkozások:

1. 172. § 20a; 20b pontok
2. 47. § szerint, az iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, de az adóhatóság felhívására azokat 3 munkanapon belül be kell mutatni.
3. Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-ának (1) bekezdése